06-07-2018

FAQ (veel gestelde vragen)

SUPPORT DESK: 0418-820018

Voertuigen

Voertuig is al eerder via uw administratie ingekocht en verkocht. Op deze transactie is een resultaat behaald. U moet deze transactie afsluiten voordat u dit voertuig opnieuw kunt inkopen. Ga hiervoor naar Voertuigen en selecteer het betreffende voertuig. Klik in het midden op de tab “In-, en verkoop” waar u rechtsonder de transactie kunt afsluiten. Daarna kunt u dit voertuig weer inkopen of inruilen.

Transactie afsluiten

Load More

In Gaston kunt u voertuigen verkopen voordat u ze inkoopt. Dit is overigens wel een parameter in uw Gaston register die aan of uit kan staan. Bij de meeste van u zal deze parameter uit staan waardoor u pas een voertuig kunt verkopen, als deze eerst is ingekocht. Kunt u wel eerst verkopen, dan kan tijdens het maken van de verkoop factuur de boeking voorraad (-) aan kostprijs (+) niet gemaakt worden. De inkoop is namelijk nog niet gedaan en daardoor is de voorraadwaarde niet bekend. Koopt u dit voertuig alsnog in, dan zal deze op voorraad blijven staan omdat de verkoopboeking (die de inkoopwaarde weer van de voorraad af moet halen) reeds gemaakt is. Hierdoor ontstaan de zogenaamde transactie verschillen. Om dit probleem te verhelpen kunt u via “Boeken in dagboeken” doorgaans in het Memoriaal dagboek de transactie verschillen opsporen en alsnog de correcte voorraad aan kostprijs boekingen laten boeken. Kies op de laatste dag van de maand “Boeken in dagboeken” en selecteer “Memoriaal” en kies rechtsonderin “Meer acties en instellingen…” klik vervolgens op “Voertuig transactie verschillen”

Load More

Vanuit Gaston kunt u lease maatschappijen electronisch factureren, beter bekend als ROB-EF. Dit is wel een optionele module binnen Gaston welke geactiveerd moet worden en waarvoor wij uw (RDC) gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebben.
U blijft uw calculaties maken via de website van de stichting ROB waar u een werkordernummer en een akkoord voor het bedrag krijgt.

In Gaston moet u bij de klant hun ROB lease maatschappij nummer invullen en aanvinken dat u deze lease maatschappij electronisch wenst te factureren.

Nu kunt u in Gaston uw eigen werkorder aanmaken. Zorg in ieder geval dat u precies uitkomt op het ex btw bedrag waarvoor u akkoord heeft gekregen. Vaak wordt dat gedaan door het bedrag van het klein materiaal aan te passen.
Klik dan in het midden van de werkorder op de tab “ROB” en vul het verkregen ROB werkordernummer en het ROB bedragakkoord. Controleer of het bedrag overeen komt met het excl. BTW bedrag van uw eigen werkorder.

Vervolgens drukt u de factuur af, en daarna kunt u via de tab “ROB” de factuur electronisch indienen door op de link te klikken. Ter bevestiging ziet u na het opnieuw openen van de order de verzend informatie.

Tevens worden de ROB gegevens op uw factuur afgedrukt.

Load More


Diversen

Ja, je kunt hier vaak zelf iets aan doen:

  1. De router (Internet modem meestal afkomstig van je internet provider) uitzetten, 2 minuten wachten en weer aanzetten. (Geen aan en uit knop op je router, dan gewoon de stroom er 2 minuten afhalen). Waarschuw wel even uw collega’s voordat u dit doet zodat ze hun werk kunnen afmaken en Gaston kunnen afsluiten!
  2. De cache van je browser regelmatig schonen.
  3. Gaston starten in een andere browser (dus als je met Explorer werkt gewoon Chrome of Firefox ernaast installeren en die alleen maar voor Gaston gebruiken of omgekeerd natuurlijk).
  4. Zorg er tevens voor, dat je eventuele anti-virus software Gaston overslaat van het constante scannen. Dit kun je waarschijnlijk aangeven door Gaston in je Anti virus pakket als vertrouwd aan te merken of de website gaston.dotcube.com over te laten slaan.
  5. Heb je WiFi op je computer, probeer dan eens te koppelen met de “Hotspot” van je mobiele telefoon en check of de snelheid toeneemt.

Hieronder het scherm van Google Chrome om je browse gegevens te wissen:

Load More

Klik rechtsboven in Chrome op de 3 verticale puntjes
Kies voor “Meer hulpprogramma’s”
Kies “Browsegegevens wissen”
Selecteer bij Periode: “Altijd”
Vink alleen “Gecachte afbeeldingen en bestanden” aan en klik op “GEGEVENS WISSEN”

Load More

Klik rechtsboven in Internet Explorer op het radar wieltje
Kies voor instellingen
Kies de TAB geavanceerd en klik op “Opnieuw instellen”
Klik nogmaals op “Opnieuw instellen”, sluit uw computer af en start deze opnieuw op

Let op: al uw instellingen en wachtwoorden worden gewist!

Load More

Dit komt omdat u vreemde tekens in uw bericht gebruikt. Tevens mag het bericht niet te lang zijn.

Load More

Als u zaken doet met leveranciers (crediteuren) of klanten (debiteuren) uit het buitenland, dan kan het voorkomen dat het land van deze relatie nog niet beschikbaar is.
Om een bepaald land kiesbaar te maken, kunt u deze selecteren via het gele mapje “Algemeen” en “Landen”. De tabel met alle landen van de wereld wordt geladen en u voegt eenvoudig het gewenste land toe.
Daarna heropent u het klanten-, of leveranciers scherm, waar u nu het juiste land kunt selecteren bij deze nieuwe relatie. (Dit scherm moet even opnieuw geopend worden zodat de gewijzigde landen tabel opnieuw wordt ingelezen).

Load More

U ontvangt (indien daar aanleiding voor is) eenmaal per week een mail van Gaston met als onderwerp “Mail niet bezorgd”

Hierin staat vermeld welk document niet is bezorgd en aan wie u dat verzonden heeft. Daar staat ook de reden bij waarom de mail niet bezorgd is.
De meest voorkomende staan hieronder uitgelegd;

  • Hard Bounce: Het email adres bestaat niet (meer).
  • Soft Bounce, Auto Responder: de ontvanger is “Out of Office” of zijn mailbox is vol en accepteert geen nieuwe e-mails meer. 
  • Spam complaint — de ontvanger heeft uw afzendadres gemarkeerd als spam.
  • ISP block — geblokkeerd door de Internet Service Provider vanwege de inhoud of zwarte lijst. 

Wat kunt u hieraan doen:

U kunt deze klant bellen en hem vragen om een ander mailadres, of om zijn mailbox op te schonen of uw afzendadres te laten markeren als “geen spam”

 

Load More


Finance

U kunt gedurende het gehele jaar de jaarverwerking opstarten. U kunt de jaarverwerking ook weer eenvoudig ongedaan maken. Meestal komt uw accountant in het eerste kwartaal met de correcties voor het vorige boekjaar. Als u deze heeft doorgevoerd kunt u de jaarverwerking opstarten.
Kies, Starten, Finance, Grootboek, Boeken in dagboeken:
Kies hier dagboek BB (BeginBalans), Jaar 2018, Periode 01, Datum: 01-01-2018
Klik op NIEUW, vul bij omschrijving “Beginsaldi 2018” in en klik rechtsonder op:
Meer acties en instellingen en vervolgens op: Beginbalanssaldi bepalen.
Hiermee worden de saldi van de Balans rekeningen doorgezet als beginsaldo van 2018, en de saldi van de verlies en winst rekeningen komen op 0 (nul) te staan voor het nieuwe boekjaar. Het resultaat wordt geboekt op de tegenrekening van dagboek BB (in dit geval 2990 Beginbalans). Is het resultaat niet als gewenst, dan kunt u deze boeking eenvoudig verwijderen, correcties waar gewenst doorvoeren en opnieuw de jaarverwerking opstarten. Dit kunt u blijven doen tot het gewenste resultaat is bereikt. U mag ook aanvullende beginbalansen bijdraaien.

 

Load More

Bij het invoeren van een nieuw bankafschrift ontdekt u dat het beginsaldo in Gaston afwijkt van het beginsaldo van uw papieren afschrift. Bijna altijd komt dat doordat u het laatste afschrift heeft geboekt met een foutieve datum. In onderstaand schermvoorbeeld wordt dat duidelijk. Op stuknummer 3 is afschrift 121 geboekt met de datum 16-07-2018 terwijl stuknummer 4 met afschrift 122 een vroegere datum bevat namelijk 11-07-2018. Bij het boeken van een nieuw afschrift wordt het beginsaldo gebruikt dat als eindsaldo op de laatste datum is geboekt.

U lost dit eenvoudig op, door de geboekte afschriften nogmaals te openen en de datum goed te zetten.

Load More

 Afletteren openstaande posten

In uw openstaande posten lijsten blijven soms facturen staan die daar niet (meer) in thuis horen. Zo ziet u o.a. debet en credit nota’s staan (die samen op nul lopen) of nog kleine bedragen van klanten die te veel of te weinig betaald hebben.

U kunt deze posten wegwerken via wederom het dagboek “Memoriaal”

Kies dus “Boeken in dagboeken” en selecteer dagboek “Memo” en de juiste periode en datum. Klik bovenin op “+” of onderin op “Nieuw” en vul bij de omschrijving in: “Afletteren openstaande posten”

Klik in de kolom “Boeking-Omschrijving” en selecteer de juiste debiteur waarvan alle openstaande posten verschijnen. Vul de bedragen in bij “Bedrag” en klik op “OK”

Doe dit voor alle posten die u zo tegen elkaar wenst af te letteren!

Kleine bedragen die u weg wilt boeken kunt u afboeken tegen bijvoorbeeld de rekening “Betalings-verschillen”. Zo kunt u meerdere afboekingen na elkaar op hetzelfde afletter-blad boeken.

Uiteraard geldt dit ook voor de openstaande posten van uw crediteuren/leveranciers.

Load More

Als u voor een klant een aanmaning print kan het zijn dat u een blanco afdruk te zien krijgt. De reden daarvoor is dat je bij het selecteren van de klant om aan te manen (of een rekening overzicht voor af te drukken) de parameter “Vervallen” aan hebt laten staan. Als je deze wijzigt in “Alle” dan worden ook de nog niet vervallen facturen afgedrukt. Een factuur gemaakt op de 10e van de maand met een betaaltermijn van 14 dagen is dus pas na de 24e vervallen.

Load More

Wat heeft u nodig uit uw “oude” administratie:

  1. Openstaande postenlijst debiteuren (klanten)
  2. Openstaande postenlijst crediteuren (leveranciers)
  3. Voorraadlijst voertuigen met bijbehorende inkoop facturen en kilometerstanden
  4. De eindsaldi van uw balans rekeningen
  5. Uw laatste en volledige BTW en Marge globalisatie overzichten

1. U brengt de openstaande posten van uw debiteuren in via:

  • Boeken in dagboeken
  • Kies voor debiteuren het dagboek BD (beginbalans debiteuren)
  • Kies de juiste periode (b.v. 05-2017 met datum 01-05-2017)
  • Klik op NIEUW en vul in: de debiteur, de originele factuurdatum, het te ontvangen bedrag, het betalingskenmerk (originele factuurnummer), de omschrijving (b.v. Beurt met APK) en boek ten slotte tegen op de rekening Beginbalans (meestal 2990)

2. U brengt de openstaande posten van uw crediteuren in via:

  • Boeken in dagboeken
  • Kies voor crediteuren het dagboek BC (beginbalans crediteuren)
  • Kies de juiste periode (b.v. 05-2017 met datum 01-05-2017)
  • Klik op NIEUW en vul in: de crediteur, de originele factuurdatum, het te betalen bedrag, het betalingskenmerk (originele factuurnummer), de omschrijving (Telefoonkosten apr. 2017) en boek ten slotte tegen op de rekening Beginbalans (meestal 2990)

3. U brengt de beginvoorraad auto’s in via:

– Maak uw eigen bedrijf aan als crediteur via
Start, Finance, Crediteuren, Crediteuren

  • Kies vervolgens: Boeken in dagboeken
  • Kies voor de beginvoorraad het dagboek BV (beginbalans voertuigen)
  • Kies de juiste periode (b.v. 05-2017 met datum 01-05-2017
  • Klik op NIEUW en vul in: uw eigen crediteur-nummer, de originele factuurdatum, het te betalen bedrag, het betalingskenmerk (originele factuurnummer of kenteken), de omschrijving (inkoop 55-JZD-5) en boek ten slotte tegen op 3000 voor voorraad nieuwe auto’s, 3010 voor voorraad gebruikte btw auto’s en 3015 voor voorraad marge auto’s. Vul de inkoopprijs exclusief btw in, en zet het bedrag veld btw op 0 (nul) aangezien deze al in uw oude administratie is verrekend) Vul eventueel de correcte inkoop bpm in.
  • U zult zien, dat Gaston bij het gebruik van deze rekeningen (3000, 3010 en 3015) een voertuig inkoop formulier laat verschijnen. Vul hier alle gegevens correct  en naar waarheid in (dus met originele datum, inkoop bpm, kilometerstand bij inkoop en bij een onbekende kilometerstand vult u 1000 in)
  • Tot slot kunt u de ontstane openstaande posten via het memoriaal van uw eigen crediteur nummer afboeken tegen de rekening Beginbalans (2990) Doe dit niet meteen, zodat u eventueel foutief ingevoerde bedragen nog eenvoudig kunt corrigeren.
  • Print tot slot de voorraadlijst voertuigen (vanuit de management info)

4. U brengt uw beginbalans in via:

– Boeken in dagboeken

  • Kies voor de beginbalans het dagboek BB (BeginBalans)
  • Kies de juiste periode (b.v. 05-2017 met datum 01-05-2017)
  • Klik op NIEUW en vul in: de balans rekening en boek ten slotte het totale saldo tegen op de rekening Beginbalans (2990)

Het inbrengen van uw beginbalans hoeft niet direct. U kunt uiteraard de eindcijfers van uw accountant afwachten en deze saldi invoeren. Voer overigens nooit de saldi in van o.a. uw debiteuren, crediteuren en voorraden. Deze worden nl. door Gaston bijgehouden en direct in finance geboekt. Gaat u nu eenzijdig in finance deze saldi op-, of afboeken dan kloppen de openstaande posten-lijsten en voorraad-lijsten niet meer.

Load More

Indien u geld uit kas naar de bank wilt boeken, dan gebruikt u hiervoor de grootboekrekening kruisposten. Als u het geld in de bank ziet binnenkomen, dan gebruikt u wederom de grootboekrekening kruisposten. (Dit is meestal rekening 2800)

Hier wordt het kasgeld afgeboekt in de kas.
Hier wordt de kasstorting opgeboekt in de bank.

Uiteraard kunt u zo ook geld overboeken van de ene naar de andere bank. De rekening kruisposten loopt op 0 (nul) na beide boeking-transacties.

Load More


APK

Als u vanuit Gaston een APK keuring doet, kunt u advies-, reparatie- en/of afkeur punten aan het APK formulier toevoegen. De lijst met punten is vrij lang, maar u kunt deze snel en eenvoudig doorzoeken door: eerst op “Punt of opmerking toevoegen” te klikken. Daarna gebruikt u de toetscombinatie “CRTL”+”F” (Find) waarna u in het verschenen vakje “Leiding” kunt typen en snel door alle punten die met “Leidingen” te maken hebben kunt scrollen. Tevens ziet u, hoe vaak de waarde is gevonden en u kunt vanuit het Find vakje via de zwarte pijltjes heen en terug zoeken in alle punten.

Load More

apk_punten

Klik op apk_punten om de volledige lijst te bekijken.
U kunt m.b.v. “CTRL-F” de lijst doorzoeken op omschrijvingen.

Load More

Ja, u kunt de voertuig info indien gewenst afdrukken. Dit is niet echt noodzakelijk aangezien u altijd deze info terug kunt zien in het APK programma.

Klik op “Meer infomatie” om het info scherm te openen.
Arceer vervolgens de tekst (dus trek de links ingedrukte muiscursor van linksboven tot rechtsonder over de tekst heen).

U kunt nu op pc’s de toetscombinatie “Ctrl” + “P” gebruiken of op Apple computers “Cmd” + “P” om deze selectie af te drukken.

Load More


Facturatie

In Gaston kunt u werken met verzamel facturen. Dit doet u door bij de klant via de tab “Postadres/financieel” een vinkje te plaatsen bij “Verzamelfactuur” en plaats ter attentie van uzelf en uw collega’s de tekst “Verzamel facturatie” in het klanten memo.

U kunt nu werkorders aanmaken. (Deze kunt u ook normaal factureren zoals u gewend bent). Als u de order via een verzamelfactuur wilt afdrukken, dan slaat u eenvoudig de order op door “OK” te klikken. U maakt nu net zoveel orders als u wilt voor deze klant. Als u wilt gaan factureren, dan start u via het menu vanuit de werkplaats het programma “Verzamelfacturatie” Hier ziet u alle orders die voor verzamel facturatie in aanmerking komen.

U vinkt nu aan welke orders u wenst te verzamelen (als u 1 klant heeft geselecteerd kunt u ook het allereerste hokje aanvinken waardoor alle onderliggende orders worden geselecteerd. Let op dat er wel onderdelen en/of diensten zijn ingevoerd en dat bij voertuigen de kilometerstanden zijn ingevuld anders zullen die orders niet mee gefactureerd worden.

De factuur kan wel een aantal pagina’s bevatten omdat in de volgorde van gemaakte orders alle details voor de order afgedrukt worden ter controle voor uw klant. Let op: verzamel facturen kunt u niet terugdraaien dus controleer goed en bekijk altijd eerst de proef factuur.

Load More

Ja, u mag in de marge ingekochte voertuigen als btw voertuig verkopen. Haal bij de verkoop het vinkje weg bij Marge en maak vervolgens een btw factuur. U mag overigens een btw inkoop niet als marge onderdeel of voertuig verkopen.

Zie ook op de site van de belastingdienst: Normaal btw berekenen bij margegoederen

Load More


Gaston Software…tot uw dienst!