Beste Gaston Software gebruiker,
| 1. Werken met document nummers in 2021 2. Werken met periodes in 2021 3. Werken met de jaarverwerking voor 2021 |
1. Werken met document nummers :
| 1.1. Uw documenten zoals werkorders, werkplaats facturen en voertuig-verkoopfacturen beginnen in 2021 automatisch met de voorloopcijfers 21. De teller staat ook weer op nul dus uw eerste werkplaatsfactuur heeft nummer 21000001. Daar hoeft u dus niets aan te doen. 1.2. Uw inkoopfacturen beginnen in 2021 ook automatisch met de voorloopcijfers 21, en de nummering start daar ook weer opnieuw. U kunt dit eventueel aanpassen via: Starten, Systeembeheer, Boekstuk-nummers waar u voor het betreffende jaar 2021 voor het juiste dagboek de nummering kunt aanpassen. Via het programma “Eerste nummers” kunt u de nummering van de werkorders, werkplaatsfacturen, offertes en/of voertuig-facturen instellen door bijvoorbeeld het laatst gebruikte nummer uit 2020 in te vullen zodat deze nummers in 2021 gewoon doorlopen. Let op: U dient wel geautoriseerd te zijn voor deze menukeuze. Op dezelfde wijze kunt u de boekstuk-nummers voor uw kas en/of bankafschriften aanpassen. |
2. Werken met periodes:
| Gaston Software werkt met periodes. Periode 1 = januari tot en met periode 12 = december. U kunt periodes wijzigbaar maken, maar ook niet wijzigbaar. Dit is verstandig om te doen na bijvoorbeeld de BTW aangifte om te voorkomen dat er per ongeluk nog geboekt wordt in die periode. U vindt de periode tabel via: Starten, Finance, Basisgegevens, Periodes: Rechtsboven in dit scherm creëert u snel alle periodes in het nieuwe jaar. Klik eenvoudig op 2021 en alle periodes worden voor u aangemaakt. In kolom 6 kunt u aanvinken of een periode wijzigbaar moet zijn of niet. Zet een vinkje in alle periodes van 2021 waardoor u in alle maanden kunt werken. Heeft u de btw aangifte van januari 2021 gedaan, haal dan het vinkje hier weg om te voorkomen dat u nog in deze periode boekt. In kolom 7 (Lopende periode) hoeft u niets aan te vinken aangezien Gaston zelf weet in welke lopende periode u zich bevindt. Deze kolom behoeft alleen gebruikt te worden als u veel werk in een voorliggende periode moet inhalen. Het is dan prettig dat Gaston zelf steeds met die inhaal-periode als lopende periode komt. |
3. Werken met de Jaarverwerking:
| U kunt gedurende het gehele jaar de jaarverwerking opstarten. U kunt de jaarverwerking ook weer eenvoudig ongedaan maken. Meestal komt uw accountant in het eerste kwartaal met de correcties voor het vorige boekjaar. Als u deze heeft doorgevoerd kunt u de jaarverwerking opstarten. Kies, Starten, Finance, Grootboek, Boeken in dagboeken: Kies hier dagboek BB (BeginBalans), Jaar 2021 Periode 01, Datum: 01-01-2021 Klik op NIEUW, vul bij omschrijving “Beginbalans 2021” in en klik rechtsonder op: Meer acties en instellingen en vervolgens op: Beginbalanssaldi bepalen. Hiermee worden de saldi van de Balans rekeningen doorgezet als beginsaldo van 2021. De saldi van de verlies en winst rekeningen beginnen in het nieuwe jaar weer op 0 (nul). Het resultaat wordt geboekt op de rekening 2990: Beginbalans (dit kan bij u afwijken afhankelijk van de ingestelde rekening). Is het resultaat niet als gewenst, dan kunt u deze boeking eenvoudig verwijderen, correcties waar gewenst doorvoeren en opnieuw de jaarverwerking opstarten. Dit kunt u blijven doen tot het gewenste resultaat is bereikt. |
